Como conferir o demonstrativo de repasse da imobiliária
O valor que a imobiliária depositou ficou abaixo do aluguel do contrato. Antes de concluir que houve erro, vale reconstruir o caminho do dinheiro: quanto o inquilino pagou, quais lançamentos foram descontados e quanto efetivamente chegou à sua conta. Este roteiro propõe uma conferência do demonstrativo de repasse: reconstruir a conta, localizar diferenças e pedir os documentos que faltam.
1. Separe os documentos da mesma locação
Nossa sugestão é começar com cinco itens: contrato de locação e aditivos, contrato de administração, demonstrativo do período, comprovantes dos lançamentos e extrato do depósito recebido. Identifique imóvel e contrato em todos eles para evitar misturar repasses de unidades diferentes.
Monte uma linha para cada lançamento, com descrição, data, valor e documento correspondente. Se um único depósito reunir dois imóveis, peça a discriminação antes de dividir o total por conta própria. Se houve pagamento parcial, deixe a parcela ainda não recebida separada do valor já pago.
Esse é um método de organização, não um modelo obrigatório de documento. Você pode usá-lo numa planilha ou no controle mensal da locação. O importante é conseguir voltar da soma ao comprovante que explica cada parcela.
2. Reconstrua a conta do repasse
Como roteiro de conciliação, some os créditos destinados ao proprietário e subtraia os descontos documentados do período. Depois, compare o resultado com a transferência efetiva. Se houver saldo anterior ou adiantamento, mostre-o em linha própria.
Considere este exemplo fictício de um contrato cuja taxa de administração é de 8% exclusivamente sobre o aluguel recebido. Não há saldo anterior, outros encargos, reembolso ou retenção tributária no exemplo:
- Aluguel recebido: R$ 3.000,00.
- Taxa de administração: R$ 3.000,00 × 8% = R$ 240,00.
- Serviço autorizado pelo proprietário e comprovado: R$ 150,00.
- Repasse esperado: R$ 3.000,00 − R$ 240,00 − R$ 150,00 = R$ 2.610,00.
Se o extrato mostrar R$ 2.560,00, há R$ 50,00 a esclarecer. Esse resultado identifica uma diferença; sozinho, não demonstra cobrança indevida. Pode haver outro lançamento a apresentar, uma compensação ou um erro que precise de correção.
Os 8% são apenas uma hipótese aritmética. Confira a taxa e sua base no seu contrato, inclusive se houve cobrança de intermediação. A Receita descreve a comissão de administração como o valor pago pelo locador à imobiliária conforme o contrato.
3. Peça o documento por trás de cada desconto
Para cada despesa, nossa recomendação é conferir descrição, responsável pelo pagamento, autorização quando aplicável e comprovante. Um texto genérico como “ajuste” não ajuda a reconstituir a conta: peça a origem, o período e a forma de cálculo.
Se aparecer manutenção, procure a identificação do serviço e o documento correspondente. Se houver reembolso, confira a saída original e a devolução para não contar o mesmo valor duas vezes. Se constar saldo de mês anterior, compare com o demonstrativo anterior antes de encerrar a conferência.
Guarde também a versão corrigida do demonstrativo. Manter a primeira versão junto da correção permite entender o que mudou e evita que uma divergência reapareça no mês seguinte.
4. Registre a divergência de forma objetiva
Você pode usar esta mensagem como ponto de partida, preenchendo apenas os dados necessários:
“Estou conferindo o repasse do contrato [identificação], referente a [período]. Pelos lançamentos apresentados, cheguei a R$ [total], mas o crédito recebido foi de R$ [depósito]. Podem detalhar a diferença de R$ [diferença] e enviar os comprovantes dos ajustes? Se houver correção, peço o demonstrativo atualizado.”
Registre a resposta e marque a pendência como resolvida somente depois de conferir a explicação ou o crédito complementar. Uma rotina mensal fica mais útil quando mostra tanto o que fechou quanto o que ainda depende de retorno.
A conferência termina quando o valor fecha e cada ajuste tem uma explicação verificável. Este roteiro não calcula imposto: para essa etapa, consulte os guias sobre mês de apuração e despesas que podem reduzir o aluguel tributável.
Para organizar esse histórico, conheça o Alugando.com: reúna recebimentos e documentos da locação numa rotina que facilite a conferência de cada mês.